Bruiloft plannen checklist: de juiste volgorde van begin tot trouwdag

Jullie gaan trouwen! Gefeliciteerd! Maar zodra de champagne op is en het aanzoek is gevierd, komt waarschijnlijk al snel die ene vraag: waar begin je met het plannen van een bruiloft?

Een trouwdatum kiezen, een trouwlocatie zoeken, een gastenlijst maken, een trouwfotograaf boeken, kleding uitzoeken, uitnodigingen versturen… Er komt nogal wat op jullie af.

Gelukkig hoef je niet alles tegelijk te regelen.

In deze checklist voor het plannen van een bruiloft neem ik jullie stap voor stap mee door de trouwplanning. Van de eerste keuzes tot de laatste details voor jullie trouwdag. En als trouwfotograaf vertel ik jullie ook waar ik in de praktijk vaak zie dat stellen nét iets anders kunnen plannen om hun trouwdag relaxter te maken én meer tijd over te houden voor elkaar.

Want geloof me: jullie trouwdag hoeft geen aaneenschakeling van afspraken te worden. Er mag ook gewoon tijd zijn om te genieten.

Waar begin je met het plannen van een bruiloft?

Voordat jullie Pinterest volledig hebben uitgespeeld en vijftig trouwlocaties hebben opgeslagen, zijn er drie dingen die de basis vormen van jullie hele bruiloft:

Bepaal jullie budget
Maak een eerste gastenlijst
Kies een trouwdatum en trouwlocatie

Waarom juist deze drie?

Omdat ze bijna alles wat daarna komt beïnvloeden. Het aantal gasten bepaalt bijvoorbeeld hoeveel ruimte jullie nodig hebben en heeft veel invloed op jullie budget. De trouwlocatie bepaalt vervolgens welke leveranciers, styling en planning daarbij passen.

Mijn advies: probeer niet meteen alle details vast te leggen. Begin met de grote lijnen en werk daarna stap voor stap verder.

Bruiloft plannen: de complete checklist

Een bruiloft wordt meestal maanden van tevoren gepland. Zie onderstaande planning daarom vooral als een handige leidraad, niet als een strak schema waar jullie koste wat kost aan moeten voldoen.

Trouw je over zes maanden? Dan schuif je de stappen gewoon naar voren. Hebben jullie anderhalf jaar de tijd? Heerlijk, dan hebben jullie wat meer ruimte.

12 tot 18 maanden voor de bruiloft

Dit is de fase waarin jullie de basis van jullie trouwdag bepalen.

Dit regel je als eerste:

Bepaal jullie totale budget.
Maak een eerste gastenlijst.
Bepaal wat voor jullie belangrijk is op de trouwdag.
Kies een trouwdatum.
Zoek een trouwlocatie en leg deze vast.
Bepaal de sfeer en stijl van jullie bruiloft.
Denk na over een babs, ceremoniemeester of weddingplanner.
Vraag jullie getuigen.
Informeer bij de gemeente naar de mogelijkheden en benodigde formaliteiten.
Overweeg een save the date als veel gasten van ver moeten komen.

Denk ook hier alvast over na

Willen jullie een groot feest of juist een kleine, intieme bruiloft?

Willen jullie trouwen op één locatie of op meerdere plekken?

Willen jullie een uitgebreide dag met alles erop en eraan of juist een ontspannen dag met zo min mogelijk poespas?

Hoe eerder jullie hierover nadenken, hoe makkelijker het wordt om keuzes te maken.

Tip van mij als trouwfotograaf: probeer niet jullie hele bruiloft te plannen op basis van wat “hoort”. Kies vooral wat bij jullie past. Het zijn juist de persoonlijke keuzes die een trouwdag bijzonder maken.

9 tot 12 maanden voor de bruiloft

Nu de datum en locatie vaststaan, wordt het tijd om de belangrijkste leveranciers te boeken.

Sommige leveranciers kunnen maar één bruiloft per dag aannemen. Denk aan een trouwfotograaf, videograaf, DJ of band. Als jullie een specifieke leverancier op het oog hebben, wacht dan dus niet te lang.

Dit kun je nu regelen:

Boek jullie trouwfotograaf.
Boek eventueel een videograaf.
Boek een DJ of band.
Kies een cateraar als deze niet bij de locatie inbegrepen is.
Oriënteer je op een trouwjurk.
Oriënteer je op een trouwpak.
Kies eventueel een weddingplanner.
Plan jullie huwelijksreis.
Denk na over bloemen en styling.
Bepaal welke trouwringen jullie mooi vinden.
Verstuur eventueel de save the dates.

Wanneer boek je een trouwfotograaf?

Dit is een vraag die ik als trouwfotograaf regelmatig krijg.

Mijn advies: zodra jullie trouwdatum en locatie vaststaan, kun je op zoek naar jullie trouwfotograaf.

Niet omdat het per se maandenlang moet duren om een fotograaf te vinden, maar omdat jullie waarschijnlijk een fotograaf kiezen vanwege de stijl, persoonlijkheid en manier van werken.

Jullie willen iemand die niet alleen mooie foto’s maakt, maar bij jullie past.

Bekijk daarom niet alleen een Instagram-feed met mooie losse foto’s. Kijk naar een complete trouwreportage. Hoe ziet een hele trouwdag eruit? Hoe worden de momenten vastgelegd? Hoe ziet de fotografie eruit bij slecht weer, tijdens de voorbereidingen, op het feest en tijdens de momenten waarop jullie misschien niet eens doorhebben dat er een camera aanwezig is?

En minstens zo belangrijk: hebben jullie een klik met de fotograaf?

Jullie brengen op jullie trouwdag behoorlijk wat tijd met elkaar door. Dan is het wel zo prettig als dat iemand is bij wie jullie je op je gemak voelen.

6 tot 9 maanden voor de bruiloft

De grote keuzes zijn gemaakt. Nu komen steeds meer details bij elkaar.

Tijd voor:

Trouwjurk definitief kiezen en bestellen.
Trouwpak regelen.
Trouwringen bestellen.
Bloemist boeken.
Decoratie en styling regelen.
Vervoer regelen.
Ceremoniemeester definitief maken.
Muziek voor de ceremonie uitzoeken.
Muziek voor het feest bespreken.
Uitnodigingen voorbereiden.
Eventueel een bruiloftswebsite maken.
Haarstylist en visagist boeken.
Eventueel een taart bestellen.
Bijzondere rollen verdelen, zoals bruidsmeisjes, bruidsjonkers of een ringdrager.

En vergeet jullie gasten niet

Hebben veel gasten een hotel of andere accommodatie nodig?

Dan is dit een goed moment om daar alvast informatie over te verzamelen en eventueel opties te reserveren.

3 tot 6 maanden voor de bruiloft

Vanaf hier wordt de trouwplanning steeds concreter.

De grote keuzes zijn gemaakt. Nu gaan jullie de dag daadwerkelijk invullen.

Op jullie checklist:

Verstuur de trouwuitnodigingen.
Stel een RSVP-datum vast.
Regel trouwringen als dat nog niet is gebeurd.
Maak afspraken over haar en make-up.
Plan een proefkapsel en proefmake-up.
Regel de bruidstaart.
Maak een eerste draaiboek voor de trouwdag.
Bespreek de ceremonie met de trouwambtenaar.
Denk na over jullie geloften.
Kies de muziek voor belangrijke momenten.
Regel eventuele decoratie.
Maak een eerste tafelschikking.
Plan eventueel danslessen.
Regel trouwvervoer.
Maak afspraken met de cateraar.
Plan eventueel een pre-weddingshoot.

Een belangrijk onderdeel: het draaiboek van jullie trouwdag

Een draaiboek klinkt misschien een beetje saai, maar het is één van de dingen die ervoor kunnen zorgen dat jullie trouwdag veel relaxter verloopt.

In een goed draaiboek staat bijvoorbeeld:

hoe laat de voorbereidingen beginnen;
wanneer de fotograaf arriveert;
wanneer de first look plaatsvindt;
hoe laat de ceremonie begint;
wanneer de groepsfoto’s worden gemaakt;
wanneer jullie samen foto’s maken;
wanneer het diner begint;
wanneer speeches plaatsvinden;
wanneer de openingsdans is;
wanneer het feest begint.

Maar er is één ding dat ik heel graag in ieder draaiboek zie: ruimte.

Ruimte om uit te lopen. Ruimte om even adem te halen. Ruimte om elkaar tussendoor aan te kijken en te denken: wow, we zijn gewoon getrouwd.

Hoeveel tijd heb je nodig voor trouwfoto’s?

Dit wordt bij het plannen van een bruiloft regelmatig onderschat.

“Kunnen we de fotoshoot niet even tussen de ceremonie en het diner doen?”

Dat kan natuurlijk. Maar ik zou jullie aanraden om fotografie niet als een verplicht blokje van twintig minuten ergens tussen te proppen.

Juist op jullie trouwdag wil je niet het gevoel hebben dat jullie van afspraak naar afspraak rennen.

Denk bijvoorbeeld aan tijd voor:

First look

Een first look hoeft helemaal niet lang te duren, maar het is wel een moment dat je rustig wilt beleven.

Groepsfoto’s

Plan hier voldoende tijd voor en zorg dat vooraf duidelijk is welke groepen jullie graag op de foto willen.

Foto’s met z’n tweeën

Dit is één van de weinige momenten waarop jullie even samen weg zijn van alle gasten.

Gebruik die tijd ook echt om samen te zijn. De foto’s zijn daar een mooie bonus bij.

Golden hour

Als de planning het toelaat, vind ik het geweldig om later op de dag nog even samen naar buiten te gaan voor een paar foto’s tijdens het mooie avondlicht.

Dat hoeft geen uitgebreide fotoshoot te zijn. Soms zijn tien minuten al genoeg.

1 tot 3 maanden voor de bruiloft

Vanaf nu komt de trouwdag steeds dichterbij. Tijd om alles definitief te maken.

Regel en controleer:

Maak de definitieve gastenlijst.
Geef het definitieve aantal gasten door aan locatie en cateraar.
Maak de definitieve tafelschikking.
Werk het draaiboek verder uit.
Deel het draaiboek met jullie ceremoniemeester en leveranciers.
Maak een lijst met belangrijke contactpersonen.
Bespreek jullie fotowensen met de trouwfotograaf.
Maak een lijst van groepsfoto’s.
Plan een laatste pasmoment voor kleding.
Loop trouwschoenen alvast in.
Regel eventuele cadeaus voor elkaar.
Maak jullie geloften af.
Controleer alle betalingen en afspraken.
Maak een plan voor eventuele decoratie en spullen die naar de locatie moeten.

Wat bespreek je met je trouwfotograaf?

Een maand of enkele weken voor de bruiloft vind ik het fijn om samen nog eens door de dag te lopen.

Niet alleen om te bespreken wat er op de foto moet, maar vooral om te kijken hoe de dag logisch en ontspannen kan verlopen.

Bespreek bijvoorbeeld:

Waar vinden de voorbereidingen plaats?
Hoe laat start de fotografie?
Willen jullie een first look?
Wie zijn belangrijke mensen die zeker op de foto moeten?
Welke groepsfoto’s willen jullie?
Zijn er speciale momenten of verrassingen?
Zijn er bepaalde details waar jullie waarde aan hechten?
Wanneer willen jullie samen foto’s maken?
Is er ruimte voor een golden-hour-moment?
Zijn er locaties waar jullie graag foto’s willen maken?

Een goede fotograaf denkt niet alleen mee over foto’s, maar ook over de planning eromheen.

1 maand voor de bruiloft

Nog één maand!

De meeste grote dingen zijn geregeld. Nu is het vooral een kwestie van controleren, afronden en vooral: niet ineens twintig nieuwe projecten beginnen.

De laatste puntjes:

Bevestig alle leveranciers.
Controleer tijden en contactgegevens.
Maak het definitieve draaiboek.
Deel het draaiboek met de juiste mensen.
Maak de definitieve tafelschikking.
Check kleding, schoenen en accessoires.
Pas de trouwjurk voor de laatste keer.
Controleer de trouwringen.
Haal het trouwboekje op als dat nodig is.
Maak een noodpakket voor de trouwdag.
Regel eventuele fooien of enveloppen.
Controleer hotelovernachtingen.
Controleer het vervoer.
Maak de laatste betalingen in orde.
Lever eventueel decoratie en andere spullen aan bij de locatie.
Bespreek met jullie ceremoniemeester wie welke praktische taken op zich neemt.

En misschien wel het belangrijkste:

Plan ook tijd waarin jullie helemaal niets hoeven te regelen.

De laatste week voor jullie bruiloft

Je zou denken dat je nu vooral nog heel veel moet doen.

Maar eigenlijk zou het tegenovergestelde moeten gebeuren.

In de laatste week:

Doe een laatste check met de belangrijkste leveranciers.
Leg de trouwringen klaar.
Leg belangrijke documenten klaar.
Pak eventueel jullie koffers voor de huwelijksreis.
Zorg dat decoratie en andere spullen op de juiste plek komen.
Geef de ceremoniemeester alle praktische informatie.
Controleer het weerbericht, maar raak niet in paniek als het regent.
Plan eventueel manicure en pedicure.
Zorg dat jullie outfits compleet zijn.
Probeer voldoende te slapen.
En vooral: stop op tijd met regelen.

Vanaf een bepaald moment is het klaar.

Dan mogen jullie het loslaten.

En dan is het eindelijk zover…

De ochtend van jullie bruiloft.

Mijn grootste advies?

Laat iemand anders het probleem zijn.

Is de bloemist te laat? Niet jullie probleem.

Heeft iemand de verkeerde tafel gevonden? Niet jullie probleem.

Is er iemand die niet weet waar hij moet parkeren? Niet jullie probleem.

Daarvoor hebben jullie een ceremoniemeester, weddingplanner, locatie of andere mensen om jullie heen.

Jullie taak is maar één ding: trouwen en genieten.

Bruiloft plannen in 6 maanden: kan dat?

Ja! Een bruiloft plannen hoeft echt niet altijd een jaar of langer te duren. Als jullie minder tijd hebben, schuif je de planning gewoon in elkaar.

Begin dan met:

Budget bepalen.
Gastenlijst maken.
Datum kiezen.
Trouwlocatie boeken.
Belangrijkste leveranciers boeken.
Kleding regelen.
Uitnodigingen versturen.
Draaiboek maken.
Details regelen.
Trouwen!

Het voordeel van een kortere voorbereidingstijd is misschien zelfs dat je minder tijd hebt om eindeloos te twijfelen.

En eerlijk? Dat kan soms best lekker zijn.

De belangrijkste tip voor jullie trouwplanning

Er is online ontzettend veel te vinden over hoe een bruiloft “hoort” te zijn.

Welke bloemen je moet hebben. Welke styling populair is. Hoeveel gangen je diner moet hebben. Hoe laat je ceremonie moet beginnen. Welke tradities erbij horen.

Maar jullie hoeven niet alles te doen.

Een goede trouwdag is niet de dag waarop jullie alle vinkjes van een checklist hebben gezet.

Het is de dag waarop jullie kunnen genieten van elkaar, van jullie gasten en van alles wat jullie samen hebben opgebouwd.

Dus gebruik deze bruiloft checklist als hulpmiddel.

Kies wat bij jullie past.

Veelgestelde vragen over een bruiloft plannen

Wanneer moet je beginnen met het plannen van een bruiloft?

Begin idealiter ongeveer 12 maanden of eerder voor jullie trouwdatum. Populaire trouwlocaties en leveranciers kunnen snel volgeboekt zijn. Hebben jullie minder tijd? Geen probleem. Met een goede planning kun je ook in zes maanden een prachtige bruiloft organiseren.

Wat moet je als eerste regelen voor een bruiloft?

Begin met jullie budget, een eerste gastenlijst en een trouwdatum. Daarna is de trouwlocatie meestal één van de belangrijkste keuzes. Zodra de datum en locatie vaststaan, kunnen jullie de belangrijkste leveranciers boeken.

Wanneer moet je een trouwfotograaf boeken?

Mijn advies is om jullie trouwfotograaf te zoeken zodra jullie trouwdatum en locatie vaststaan. Zeker als jullie een specifieke fotograaf of stijl in gedachten hebben, zou ik niet te lang wachten.

Hoe lang duurt het om een bruiloft te plannen?

De meeste stellen nemen ongeveer een jaar of langer voor de voorbereiding, maar het kan ook sneller. De hoeveelheid tijd die je nodig hebt hangt vooral af van jullie wensen, het aantal gasten en hoeveel jullie zelf willen organiseren.

Wanneer verstuur je de trouwuitnodigingen?

Veel stellen versturen de officiële uitnodigingen enkele maanden voor de bruiloft. Hebben jullie veel gasten die van ver komen of trouwen jullie in een vakantieperiode? Dan is het slim om gasten eerder op de hoogte te brengen door bijvoorbeeld een save the date.

Wat moet er in een draaiboek voor een bruiloft staan?

In een draaiboek staan onder andere de tijden van de voorbereidingen, ceremonie, fotoshoot, groepsfoto’s, diner, speeches en feest. Voeg ook contactgegevens van leveranciers, ceremoniemeesters en weddingplanners toe en spreek af wie verantwoordelijk is voor praktische zaken.

Hoeveel tijd moet je reserveren voor trouwfoto’s?

Dat verschilt per trouwdag. Houd in ieder geval voldoende tijd vrij voor groepsfoto’s en foto’s met z’n tweeën. Probeer de fotoshoot niet als een gehaast tussendoortje tussen twee andere afspraken te plannen.

Kun je een bruiloft in zes maanden plannen?

Absoluut. Je moet alleen sneller keuzes maken en sommige onderdelen eventueel vereenvoudigen. Begin met de locatie en de leveranciers die belangrijk voor jullie zijn en werk daarna stap voor stap de rest van de planning af.

Klaar met plannen? Dan mag het genieten beginnen

Hebben jullie inmiddels een trouwdatum, locatie en alle belangrijke leveranciers geregeld?

Dan begint het leukste gedeelte: vooruitkijken naar jullie trouwdag.

En als jullie nog op zoek zijn naar een trouwfotograaf die niet alleen mooie foto’s maakt, maar ook met jullie meedenkt over de planning en zorgt dat jullie je voor de camera op je gemak voelen, dan maak ik graag kennis met jullie.

Ik fotografeer bruiloften in onder andere Overijssel, Zwolle, Raalte, Dalfsen, Salland en omgeving, maar kom natuurlijk ook op andere plekken.

Benieuwd naar mijn stijl en werkwijze?

Bekijk mijn trouwfotografie en ontdek of we bij elkaar passen.

Want uiteindelijk wil je niet alleen foto’s van jullie trouwdag.

Je wilt foto’s waardoor je jaren later weer even terug bent op precies dat moment.